Comment organiser une fête ?

Parvenir à réaliser une superbe fête n’est pas une affaire théorique, mais c’est quelque chose de pratique qui dépasse des astuces livrées dans un article. On réalise le succès d’une fête que lorsqu’elle est terminée. Impossible de prévoir sa réussite. C’est la mise en commun de plusieurs facteurs importants qui agrémentent la fête : une organisation parfaite, des échanges extraordinaires, une météo favorable, des personnes joviales et enthousiastes et de la chance !


Les préparatifs

La première des choses à faire en matière d’organisation d’un évènement est de choisir une date sur le calendrier.

Fixez l’heure du début de la manifestation, décidez du lieu de l’événement et réservez le lieu.

Les invitations doivent être adressées aux convives au moins deux semaines avant. Laissez-vous une marge conséquente pour organiser votre soirée. Un délai de 2 semaines permet également à vos invités de bien se préparer et de réserver ce moment particulier.
Préférez une date qui ne coïncide pas avec un évènement important ou qui ne vous engage pas dans d’autres obligations. Vous devez vous assurer que votre cercle familial et vos amis proches ne sont pas pris.
Une fête peut avoir lieu dans l’après-midi, mais en réalité le moment idéal pour profiter d’une superbe fête est la soirée ou même la nuit. Vous êtes sûr que tout le monde est disponible.
On peut aussi tenter la mi-journée en week-end, par exemple autour d’un « brunch ». Les citadins apprécient en général ce genre de buffets qui peut se prolonger toute l’après-midi autour de divers cocktails ou snacking.

Il est plus aisé et moins cher de faire une fête à domicile mais rien n’interdit bien évidemment de louer un local ou un lieu public. Vous pouvez réserver un bar ou un restaurant à l’occasion de votre évènement. Si vous voulez faire les choses en grand, un centre de loisirs, un parc ou une maison historique peuvent paraitre des lieux atypiques et impressionnants. Un centre sportif, une salle des fêtes peuvent aussi s’avérer une solution adéquate.

A cette étape, vous devez faire la liste de vos convives.

Plus on est, plus on s’éclate. Cela ne signifie pas que la sale doit être pleine à craquer. Soyez ergonomique et sobre tout en misant sur l’espace et la quantité de nourriture disponible.
Certains invités peuvent arriver tardivement et d’autres s’absenteront carrément. Il est important d’en tenir compte et parfois de revoir vos ambitions à la baisse. Demandez à vos amis de vous signaler s’ils viendront accompagnés ou pas pour ne pas vous retrouver débordé(e). Vous pouvez aussi l’écrire sur les invitations.

Choisissez un thème pour votre soirée.

Sauf si vous n’avez vraiment pas d’idée, ne prenez pas un thème commun comme « noir et blanc », « beauf et moustache » ou bateau du genre « années 60 ». Ces termes sont galvaudés et tout le monde a déjà participé à des évènements de ce style. Soyez créatif, innovez et plus original. Basez vos réflexions sur des concepts de lieux inédits, de nourritures exotiques etc, etc..
N’oubliez pas la ou les couleurs qui se marieront bien avec vos décors : nourriture, boissons, décoration, tout doit être en parfaite harmonie.

Diffusez l’information.

Utilisez au maximum le bouche-à-oreille, mais transmettez les invitations par tous les moyens. Aujourd’hui, les réseaux sociaux font œuvre utile dans ce domaine. Aidez-vous des Emails, des SMS, etc. sollicitez l’aide d’amis pour l’organisation. Il est facile de créer le buzz, envoyer des SMS de rappel de la soirée quelques jours avant l’évènement surtout s’il s’agit d’un genre de soirée retrouvailles ou chacun contribue en apportant des plats ou de la boisson. Communiquez la joie de vivre autour de vous.
Si vous voulez estimer le nombre de vos invités, mettez un carton réponse ou un système comme doodle, afin que vos convives répondent. Entendez-vous ou indiquez les boissons et plats recherchés. Il est important de l’évoquer sur votre page Facebook ou votre invitation. Évitez les surprises désagréables comme un trop plein d’invités sans assez de nourriture et de boissons.

Organisez vos dépenses.

Si vous ne maitrisez pas vos dépenses, votre soirée peut devenir onéreuse. Satisfaire aux attentes du grand nombre n’est pas une mince affaire. Le coût de la nourriture, des boissons, et la décoration peuvent s’avérer importants. Il est donc bien d’établir un budget pour la fête et de planifier vos dépenses pour rester dans la bonne marge. Équilibrez votre budget pour que chaque rubrique trouve son compte. Éliminez les superflus pour que l’addition ne soit pas pimentée. Ne bousillez pas toutes vos économies pour une simple soirée. Ce ne sera plus du tout une fête !
Vous pouvez aussi convier chacun à participer en amenant des boissons ou de la nourriture. Il y en aura ainsi pour tout le monde. Chaque convive mettra ainsi la main à la pâte. Vous ne porterez pas seul la charge des préparatifs. Bref, ne vous démoralisez pas, même si votre budget n’est pas assez important, faites-vous aider !

La musique, la boisson et la nourriture doivent être au rendez-vous. Ces trois ingrédients sont les ingrédients indispensables d’une soirée réussie.
Réalisez un buffet avec toutes sortes de nourritures, en petites quantités afin que les gens puissent picorer sans être dans l’esprit de manger. Ils seront ainsi « obligés » de parler, de danser et de rire.

Une manière d’optimiser son budget est de louer les choses. Que ce soit pour la musique, pour la décoration, pour des animations spécifiques, tout peut se louer :

Pas de fête sans boissons.
C’est la première chose qui doit être disponible lorsque les invités arrivent. Tout comme les amuse-gueules, les boissons doivent être présentes dès le début de la fête. Les invités doivent être motivés par un service rapide. Vous pouvez offrir un verre d’accueil et laisser les invités prendre le gouvernail pour la suite. Vous ne serez pas ainsi sur leur dos toute la soirée. Occupez-vous plutôt de les recevoir.
Le thème de la soirée peut parfois aller jusque dans les verres (Une soirée bleue avec des boissons forcément bleues). Mettez-vous au goût du jour avec une boisson de prédilection comme le Rhum crème, la fameuse sangria, le martini, le punch qui sont toujours de parfaits accompagnateurs d’une fête. Positionnez les bouteilles de vodka, de whisky, de gin ou de rhum à côté à proximité des jus d’orange et des canettes de coca car il faut penser bien sûr aussi aux cocktails : quelques fruits, un shaker, du sucre et plusieurs cocktails peuvent être réalisés en peu de temps. Les boissons gazeuses, des boissons alcoolisées, des Caïpirinhas, des Pinas Coladas ou Mojitos et c’est parti !

Prévoyez des jus de fruits et des boissons gazeuses. Prévoyez aussi des bouteilles d’eau et des rondelles de citron pour aromatiser et facilite la digestion. Les jus de tomate et de légumes seront également les bienvenus. On apprécie souvent de les boire sans alcool.

Si parmi vos invités figurent des enfants, pensez à leur offrir autre chose que du coca et de l’eau. Diversifiez vos choix en leur proposant de simples sirops ou de la grenadine. Vous pouvez varier aussi avec de l’eau gazeuse et des colorants, mais aussi des jus de fruits achetés dans le commerce ou réalisés à la maison. Décorez un endroit spécial pour eux.

Fête =  musique
Prévoyez des séquences assez longues pour ne pas jouer le rôle de DJ en permanence. Avec les systèmes actuels, vous pouvez préparer une sélection ou play-list facilement.
Préparez plusieurs séquences afin de pouvoir rebondir si vous sentez que la musique n’emballe pas une majorité de gens.
Vous pouvez facilement louer des enceintes sans fil si vous n’en avez pas. Ainsi, vous pouvez sonoriser n’importe quel espace.
Outre les enceintes sans fils, plusieurs appareils sont louables.
Et puis vous pouvez aussi louer un DJ pour la soirée mais assurez-vous avant de sa réputation, disponibilité, conduite et de ce qu’il « jouera ».

Décoration

Une fois le thème de la soirée déterminé, achetez de quoi faire de la décoration et mettez-vous à l’œuvre.
Si vous n’avez pas choisi un thème classique, vous pouvez agrémenter votre décor par des jeux de lumière, des nappes ou encore des sets de table en papier qui faciliteront le nettoyage.
Si vous en avez lez moyens, des cadeaux souvenirs pour les invités et des étiquettes pour indiquer les tables des convives sont le top.
Les indications et repères.
Il est important de mettre des repères pour vos invités qui ne connaissent pas le lieu de la soirée. Vous devez absolument indiquer les toilettes. L’endroit réservé pour les convives et le buffet doivent être bien mis en évidence. En dehors de la nourriture et des boissons, vous devez prévoir un endroit où vos amis et votre famille pourront se débarrasser de leurs affaires et pouvoir éventuellement se reposer.
Il faut par ailleurs mettre à l’abri tout ce qui est fragile que la soirée se passe chez vous ou ailleurs. Rangez notamment les vases, les lampes design et les meubles anciens.
Vous pouvez aussi avoir des invités qui vivent la fête de façon exagérée, se rendent malades ou ont « l’alcool mauvais » et peuvent tout détruire sur leur passage.
Vous devez vous préparer cette éventualité et donc au minimum à accueillir des personnes malades. Préparez quelques cachets d’aspirine et des moyens de nettoyage rapides.
Pour les cas plus violents, assurez-vous de quelques amis costauds.
Par ailleurs, vérifiez quand les gens partent que ceux qui conduisent n’ont pas bu ou obligez les à rester dormir chez vous ou dans des lieux accessibles à pied.

Bien recevoir ses convives
Partagez les rôles.

Il sera plus facile, pratique et agréable pour tous de se partager la responsabilité d’accueillir les invités s’ils sont nombreux ou de s’occuper du buffet, des boissons et des milles et unes petites choses à surveiller dans une fête.
Ceci peut même permettre à quelques timides de briser la glace ! N’imposez rien, mais faites gentiment votre demande et les gens seront généralement contents de vous donner un coup de main.
Cette soirée est aussi la leur. Il faut savoir impliquer vos invités. En leur confiant des tâches, ils se sentiront aussi dans l’obligation d’assister à la fête.
Prenez soin de vos invités.
Vous êtes l’hôte, l’intermédiaire, le « ciment social », qui doit réunir les personnes qui ne se connaissent pas durant la soirée. Vous devez amener des gens d’horizons divers à se côtoyer, vous devez faire en sorte qu’ils communiquent et s’amusent entre eux.
Pour cela, soyez enthousiaste et accueillant. Faites les présentations les uns aux autres. En tant qu’hôte, vous devez jouer ce rôle en début de soirée pour que votre soirée début bien. Observez l’ambiance générale. Surveillez les moments où il faut relancer la soirée par de la musique ou un nouveau type de nourriture ou de boissons ou un léger nettoyage/rafraichissement. Créez de la connexion entre les invités. Cassez les petits groupes, prenez les gens par la main et introduisez-les à d’autres personnes qu’ils ne connaissent pas afin que tout le monde se sente à l’aise.
Vous pouvez aussi organiser des jeux que suggérerez à vos invités. Si vous proposez des jeux, rassurez-vous qu’ils intéressent tout le monde. Si vous avez des invités qui raffolent de jeux vidéo alors c’est bon. Ne mêlez pas un esprit de compétition, mais plutôt essayiez de vous réunir autour d’une partie pour apporter du rire et des émotions.

Sachez mettre fin à la soirée.

Toute chose à une fin. Même après des heures, la soirée prendra fin et il faut accepter ce moment où les gens commencent à se lasser et que vous devrez choisir pour prendre congé de vos invités.
Pour éviter que la fin de la fête traine, parcourez les pièces pour récupérer les verres qui trainent, ramassez ce qui est jetable. Cela aidera certains à comprendre qu’il faut partir ou à vous aider
N’oubliez pas à leur dire combien vous avez apprécié leur présence et que vous souhaitez les revoir bientôt. Proposez-leur d’organiser la prochaine soirée et réaffirmer votre disponibilité à apporter des plats.

Gérer l’après-fête.

Une fois la fête finie, vous devez vite vous mettre au ménage et peut-être réparer quelques désastres.
Il faut être prêt à toutes les éventualités et prévoir du matériel et des produits de nettoyage, des sacs poubelles avant même la fête.
Au moment du départ, certains amis se proposeront peut-être vous aider, qui sait ?

Ensuite, ce sera le temps du grand nettoyage. Celui-ci devra avoir été prévu bien à l’avance et vous aurez préparé des sacs poubelles, des produits et du matériel de nettoyage, y compris pour les catastrophes qui peuvent se produire (tâches de vomi, d’alcool, etc..). N’oubliez pas non plus encore une fois que plus l’espace de la fête a été préalablement dégagé et plus la vaisselle et les couverts et plats sont jetables, mieux c’est pour nettoyer.

Si le lieu a beaucoup de tissus (tapis, tentures, rideaux), pensez à négocier avec le teinturier 🙂